Ofisi ya Rais - Kuna Katibu Mkuu Kiongozi na Katibu Muhtasi wa Rais….

Mojawapo ya nyadhifa au nafasi ya juu inayochanganya wengi wasio na uzoefu wa mfumo wa uongozi serikalini ni hii ya Katibu wa Rais. Wananchi wengi wa kawaida hushindwa kutofautisha wajibu na majukumu ya Katibu Mkuu Ofisi ya Rais (Chief Secretary) na Katibu Muhtasi (Personal Secretary). Kutojua tofauti hizo hufanya baadhi ya wananchi kupeleka shida zao mahali pasipo husika, na au kumbebesha mizigo mtu asiyeweza kuibeba kwa maana ya kumpa majukumu mtu asiye na mamlaka ya kisheria wala kikatiba

Nchini Marekani wenzetu wana Chief of Staff ambaye majukumu yake yanaeleweka vizuri sana. Tanzania tuna Makatibu wakuu wengi na makatibu Muhtasi wa kutosha kila kona. Hata hivyo, kuna tofauti kubwa kati ya majukumu ya Katibu Mkuu Kiongozi **Chief Secretary** na Katibu Muhtasi wa Rais “Personal Secretary**. Hawa ni maafisa wawili wa ngazi tofauti ambao wana jukumu la kusaidia Rais, lakini kila mmoja ana majukumu maalum na nafasi tofauti katika utendaji wa ofisi ya rais.

Katibu Mkuu Kiongozi (Chief Secretary) ni Kiongozi wa Makatibu Wakuu Wote. Yeye ndiye kinara wa makatibu wakuu wa wizara zote na ndiye anayesimamia uratibu wa shughuli zote za kiutawala katika serikali kuu. Tena ndiye anayehakikisha kuwa maagizo ya rais kwa wizara mbalimbali yanatekelezwa kwa mujibu wa sera na maelekezo ya rais.

Katibu Mkuu Kiongozi pia ni mshauri wa Rais juu ya Masuala ya Sera na Utendaji. Hutoa ushauri wa kitaalamu kwa rais kuhusu masuala utekelezaji wa mipango ya serikali. Ni nafasi ya mtu mwenye uelewa mpana wa mambo ya kiutawala na masuala ya kisera, kwani ana jukumu la kumsaidia Rais kufanya maamuzi ya kimkakati.

Zaidi ya yote Katibu Mkuu Kiongozi ni msimamizi wa Utendaji wa Serikali. Yeye ndiye mwenye jukumu la kusimamia utekelezaji wa maamuzi ya rais kwa kuwasiliana na makatibu wakuu wa wizara ili kuhakikisha ufanisi. Kwa kifupi yeye ni kama kiunganishi kikuu baina ya ofisi ya rais na wizara zote. Husimamia na Kuratibu mikutano ya Baraza la Mawaziri, kuandaa na kuratibu mikutano ya Baraza la Mawaziri, kuhakikisha kwamba ajenda za mkutano zinapangwa kwa usahihi na kila mjumbe anapata taarifa muhimu kabla ya mikutano. Ni mtu mzito mwenye majukumu makubwa sana.

2. Katibu Muhtasi wa Rais (Personal Secretary) ni Mratibu wa ratiba na shughuli za Kila siku za Rais. Katibu Muhtasi wa Rais (PS) ana jukumu la kupanga na kuratibu ratiba ya kila siku na kuweka miadi, kupanga mikutano, na kuhakikisha rais anapata taarifa kuhusu shughuli zote zilizo kwenye ratiba.

Katibu Muhtasi pia ana jukumu la kumsaidia Rais kwenye kazi binafsi na kazi za ofisi zinazohusiana na mawasiliano binafsi ya rais, ikiwemo barua, simu, na ujumbe binafsi ambao hauna uhusiano wa moja kwa moja na masuala ya kiutawala ya serikali. Katibu muhtasi anaweza kusaidia kuandaa nyaraka za kiofisi zinazohitajika na Rais kwa shughuli zake, kama vile barua, taarifa za mikutano, au kumbukumbu za mawasiliano.

Katibu Muhtasi si mtu anayeonekana sana kwenye hadhara. Hata hivyo anaweza kuwa karibu na rais wakati wa shughuli za kiofisi na mikutano rasmi,. Hapaswi kuingia kwenye nafasi za maamuzi au ushauri wa sera, wala kumshauri Rais mambo yahusuyo maamuzi nyeti hususan uchumi, ulinzi na usalama. Majukumu yake yanakomea kwenye uratibu wa ratiba na masuala binafsi ya kiofisi ya Rais.

Zingatia kwamba Katibu Mkuu Kiongozi ana mamlaka ya juu ya kiutawala na ni kiongozi wa makatibu wakuu wote, hivyo anahusika moja kwa moja na utekelezaji wa sera na maagizo ya rais kwa wizara zote. Katibu Muhtasi, kwa upande mwingine, hana jukumu la kiutendaji bali ana majukumu ya kumsaidia rais binafsi.

Tena Katibu Mkuu Kiongozi hutoa ushauri wa kisera na kistratejia kwa rais kuhusu masuala ya serikali, wakati Katibu Muhtasi hana jukumu hili la ushauri wa kisera. Katibu Mkuu Kiongozi ndiye anayehakikisha mawasiliano kati ya ofisi ya rais na wizara mbalimbali, wakati Katibu Muhtasi hushughulikia zaidi mawasiliano binafsi ya rais.

Kwa hivyo, ingawa wote wanamsaidia rais katika majukumu yake, Katibu Mkuu Kiongozi anasimamia utendaji wa serikali nzima na kuratibu utekelezaji wa sera, wakati Katibu Muhtasi anashughulikia ratiba na mawasiliano binafsi ya rais, bila kuwa na ushawishi katika sera au maamuzi ya kiutawala.

Rev. Godwin Chilewa